Crear valor en la
empresa, pero además, darlo a conocer, es uno de los principios claves que
aseguran el éxito de las organizaciones. Es fundamental que haya consistencia
entre la comunicación externa e interna, por lo cual diseñar un correcto plan
de Comunicación Interna, es de vital importancia.
¿Por qué es necesaria
la gestión de la comunicación en la empresa?
Para que haya
comunicación, primero debe haber “información”, lo cual se considera el primer
estadio de la comunicación; se puede decir que la comunicación es la
transferencia de información de un sujeto a otro, por lo cual diseñar un
correcto plan que permita esta “transferencia” del modo adecuado, es
fundamental.
El Plan de
Comunicación Interna
El Plan de
Comunicación Interna puede ser una gran herramienta para fortalecer el
engagement del equipo de trabajo. Si bien la “Propuesta de valor” de la empresa
puede ser muy atractiva, el comunicar de un modo efectivo, contribuye a dichos
objetivos.
Para elaborar un buen
Plan de CI, es importante tener en cuenta:
1)
Diagnóstico: Antes de comenzar, es importante realizar un diagnóstico de
la situación actual, para lo cual podemos utilizar algunos documentos ya
existentes, como la evaluación de desempeño de los colaboradores, los
resultados del estudio de clima interno y sin dudas, el Plan Estratégico de la
empresa. Si es posible, se puede realizar un Diagnóstico de la Comunicación
Interna en sí, donde se analizan puntualmente cuales son los problemas de CI de
la empresa, cuales son las fuentes y canales más utilizados, quienes son los
referentes dentro de la organización y otros aspectos que permiten encontrar
las fortalezas y debilidades actuales, así como las oportunidades de mejora.
Preguntas que permitan analizar el estado actual de las comunicaciones internas
pueden ser una buena guía: ¿Desde qué áreas se informa? ¿entorno?
¿resultados económicos? ¿Proyectos en marcha? ¿evaluación y logros de
colaboradores? ¿política comercial? ¿ventas? ¿estado de pérdidas y ganancias?.
El clima interno ¿Cómo es? ¿tenso? ¿distendido?¿colaborador?
¿participativo?
2) Fijar
objetivos: Al igual que para los planes de ventas o de marketing, es
fundamental establecer qué objetivos (cualitativos y cuantitativos) se esperan
alcanzar, y delinear los indicadores que permitan verificar el cumplimiento de
los mismos. Siempre con el propósito de contribuir al logro de los objetivos estratégicos
de la empresa, es importante que estos objetivos estén siempre alineados con
esa visión. Ademas de fijar objetivos, debemos recordar la importancia de
establecer los mecanismos de revisión que permitan medir la eficacia del plan,
ya sea mediante encuestas, autoevaluaciones o auditorías.
3)
Contenidos: Tal vez sea este uno de los puntos críticos del plan.
Asegurarnos que el contenido sea realmente relevante para las personas que lo
van a recibir. En general, hay ciertos tópicos que pueden ser de interés
general, como la fecha del pago de haberes o la incorporación de un nuevo
Gerente, sin embargo, hay mensajes que pueden ser de interés sólo para un
segmento, y muchas veces, el envío masivo de este tipo de comunicaciones, puede
generar incluso, el efecto adverso. El pago de “Bonos”, si este no implica al
total de los colabores, deberá ser comunicado solamente a los beneficiarios del
mismo, o el beneficio de “Horario de Verano”, si solo aplica para cierta área
de la organización y no para todas. Al igual que ocurre con la comunicación
externa, la forma de redactar, la extensión del mensaje y el formato utilizado,
sin duda también generan un resultado diferente cuando se trabajan con la
debida dedicación. Temáticas particularmente complejas, como “Seguridad
Laboral” o el “Reglamento interno”, son mucho mas amigables presentadas en
videos o infografías, que en extensos manuales de cientos de páginas. Encontrar
el formato adecuado, sin duda es la clave del éxito. Otro punto importante, es
tener en cuenta que estas comunicaciones, cumplan con el manual de identidad
corporativa, y estén en línea con la comunicación externa por ejemplo, siempre
buscando generar la anhelada “consistencia” entre CI y CE.
4) Medios: Es
fundamental seleccionar los medios de comunicación interna más adecuados
para conseguir los objetivos esperados. Para ello se debe analizar
detalladamente la población a la cual vamos a comunicar cada mensaje, y
asegurarse de que lo reciban en tiempo y forma. Muchas veces escuchamos que la
empresa ha diseñado una excelente Intranet o un sistema de mailings con alertas
y novedades, pero muchos colaboradores no tienen acceso a medios electrónicos,
por lo cual no reciben la comunicación igual que otros. En otros casos, los
mensajes son colocados en carteleras (tradicionales o electrónicas) pero en el
horario nocturno el personal ingresa por otra puerta y no las ve. Si bien
parecen ejemplos simples, son variables a considerar a la hora de delinear cómo
se hará llegar el mensaje a todos los interesados. A la hora de trabajar en
este punto, es importante considerar además variables como la dispersión
geográfica, para garantizar que la información llegue a todos al mismo tiempo.
5)
Capacitación: Es importante que todo el personal involucrado en el proyecto,
esté capacitado en lo que se espera del mismo, así como brindarles herramientas
que aseguren la correcta implementación y transmisión de las prácticas
delineadas. Si para el diseño de la comunicación será requerida la ayuda del
Dpto de Marketing, es fundamental que ellos comprendan en detalle la
iniciativa, o si será involucrada el área de TI para el diseño de la Intranet o
los mailings, también informarles sobre el proceso, los públicos, los
objetivos, etc. Un punto clave, es la capacitación a los líderes que estarán a
cargo de nutrir de contenidos el sistema de Comunicación Interna.
