Antecedentes
A partir de la Ley de Inclusión Financiera (Nº 19.210) nuestro país ha comenzado a transitar un camino de cambios, ligado al avance tecnológico e informático, lo que exige actualizar la normativa vigente en diversos aspectos.
Con la nueva ley pasa a ser obligatorio el pago de salarios, jubilaciones y honorarios profesionales mediante la acreditación en cuenta en instituciones de intermediación financiera o en instrumentos de dinero electrónico.
A su vez el decreto 108/007, en su Art. 38 Capítulo V, establece la información obligatoria que deben contener las constancias de cobro salariales, entendiéndose por tales a los recibos de sueldos.
Cambios introducidos por el decreto 173/015
A raíz de lo anterior, nuestro país ha dado un paso más en la digitalización de documentos tradicionales, esta vez introduciendo los recibos de sueldos electrónicos mediante el decreto 173/015 emitido por el Poder Ejecutivo el 22 de junio de 2015 el cual modifica el Art. 38 antes referido.
Esta normativa introduce la posibilidad de que las empresas uruguayas puedan expedir recibos de pago de haberes en formato electrónico, lo cual por el momento no es obligatorio, pero en caso de hacerlo deberán cumplir con ciertos requisitos, cuyo contenido detallamos a continuación:
- Instrumentar un sistema informático que permita la visualización del recibo en forma remota por parte del trabajador, proporcionando a estos efectos, un usuario y una contraseña que habilite su consulta y control. El acceso a la información contenida en los recibos, debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales (5 años), y ser suministrada, ante el requerimiento de los organismos de contralor del Ministerio de Trabajo y Seguridad social (MTSS) y del Banco de Previsión Social (BPS).
- Suministrar el recibo en formato papel ante la simple solicitud del trabajador, o facilitar su impresión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.
- El recibo expedido electrónicamente debe contener los mismos datos que el recibo emitido en formato papel.
- En caso que el pago de los haberes se realice a través de dinero electrónico, el recibo debe consignar el instrumento utilizado y su identificación.
- En caso que el pago de los haberes se realice a través del depósito ante una Institución de Intermediación Financiera, el recibo debe consignar, el nombre y sucursal de la Institución, el número de cuenta y transacción, conjuntamente con la fecha e importe de las partidas de dinero depositadas.
Se considerará como fecha efectiva de pago, aquella en la cual el dinero depositado como salario a nombre del trabajador queda efectivamente a su disposición.
Es importante destacar que no existen cambios significativos en el actual contenido (excepto por lo arriba mencionado). Por lo que en rigor, se mantienen las formalidades en cuanto al contenido de los recibos de sueldos, a saber:
- Información del trabajador: Nombres, apellidos, cargo, categoría laboral, fecha de ingreso, número de cédula de identidad y forma de remuneración.
- Información del empleador: Nombre, domicilio, grupo y subgrupo de actividad, número de planilla de control de trabajo, número de afiliación al BPS, número de carpeta del BSE y RUT.
- Relación detallada de todos los rubros que lo componen: salarios, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones, en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral.
- Relación detallada de los descuentos que se efectúen.
- Fecha de pago
- Declaración de la empresa de haber efectuado los aportes a la seguridad social de los haberes del mes anterior.
En suma, el decreto 173/015 constituye un gran cambio que introduce nuevos desafíos generando innovaciones en los hábitos y cultura de trabajadores y empleadores, brindando asimismo nuevas oportunidades como la del ahorro de insumos, aprovechamiento del espacio físico, facilidad en el acceso e incremento en la eficiencia de los procesos.
A pesar de ello quedan aún algunos aspectos a resolver. En efecto, la norma mantiene la obligación del empleador de expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de manera tradicional (papel) y de suscribir la copia firmada que quedará en poder de la empresa.
Por otro lado la Ley 19.210, antes mencionada, en su Art. 10, faculta al Poder Ejecutivo a establecer un sistema de recibo de haberes y de firma en formato electrónico, extremo que aún no se ha verificado - la firma digital a la fecha no ha sido reglamentada - y que una vez esto suceda, entendemos que la problemática planteada se vería solucionada.
Es importante, no obstante, que la empresa comience el análisis de esta nueva herramienta así como su implementación que permita expedir los recibos en formato electrónico, ya sea desarrollando su propio software o contactando con su proveedor de servicios de payroll.
En DCA contamos con un software a medida, contemplando las necesidades de cada uno de nuestros clientes de payroll, lo cual nos permite aplicar esta nueva herramienta de recibos electrónicos, sin generar complicaciones en su instrumentación ni costos adicionales materiales.
Cra. Mariana Bertone
DCA Contadores & Asociados
Gerente Servicios Payroll – Impositivos
mariana.bertone@dca.com.uy
Cra. Mariana Bertone
DCA Contadores & Asociados
Gerente Servicios Payroll – Impositivos
mariana.bertone@dca.com.uy
