Comunicar es persuadir y persuadir es buscar
efectos. De esta manera la comunicación se convierte en una importante
herramienta de gestión, orientada al cumplimiento de los objetivos estratégicos
de la empresa.
¿Por qué es
necesaria la gestión de la comunicación en la empresa?
Crear valor en la empresa, pero además, darlo a
conocer, es uno de los principios claves que aseguran el éxito de las
organizaciones. Es fundamental que haya consistencia entre la comunicación
externa e interna, por lo cual diseñar un correcto plan de Comunicación
Interna, es de vital importancia. Para que haya comunicación, primero debe
haber “información”, lo cual se considera el primer estadio de la comunicación;
se puede decir que la comunicación es la transferencia de información de un
sujeto a otro, por lo cual diseñar un correcto plan que permita esta
“transferencia” del modo adecuado, es fundamental.
El Plan de
Comunicación Interna
El Plan de Comunicación Interna puede ser una
gran herramienta para fortalecer el engagement del equipo de trabajo. Si bien
la “Propuesta de valor” de la empresa puede ser muy atractiva, el comunicar de
un modo efectivo, contribuye a dichos objetivos.
5 tips
Para elaborar un buen Plan de CI, es importante
tener en cuenta:
1) Diagnóstico: Antes de comenzar, es
importante realizar un diagnóstico de la situación actual, para lo cual podemos
utilizar algunos documentos ya existentes, como la evaluación de
desempeño de los colaboradores, los resultados del estudio de clima
interno y sin dudas, el Plan Estratégico de la empresa. Si es posible, se puede
realizar un Diagnóstico de la Comunicación Interna en sí, donde se analizan
puntualmente cuales son los problemas de CI de la empresa, cuales son las
fuentes y canales más utilizados, quienes son los referentes dentro de la
organización y otros aspectos que permiten encontrar las fortalezas y
debilidades actuales, así como las oportunidades de mejora. Preguntas que
permitan analizar el estado actual de las comunicaciones internas pueden ser
una buena guía: ¿Desde qué áreas se informa? ¿entorno? ¿resultados
económicos? ¿Proyectos en marcha? ¿evaluación y logros de colaboradores? ¿política
comercial? ¿ventas? ¿estado de pérdidas y ganancias?. El clima
interno ¿Cómo es? ¿tenso? ¿distendido?¿colaborador? ¿participativo?
2) Fijar objetivos: Al igual que para los
planes de ventas o de marketing, es fundamental establecer qué objetivos
(cualitativos y cuantitativos) se esperan alcanzar, y delinear los indicadores
que permitan verificar el cumplimiento de los mismos. Siempre con el propósito
de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la empresa, es
importante que estos objetivos estén siempre alineados con esa visión. Ademas
de fijar objetivos, debemos recordar la importancia de establecer los
mecanismos de revisión que permitan medir la eficacia del plan, ya sea mediante
encuestas, autoevaluaciones o auditorías.
3) Contenidos: Tal vez sea este uno de los
puntos críticos del plan. Asegurarnos que el contenido sea realmente relevante
para las personas que lo van a recibir. En general, hay ciertos tópicos que
pueden ser de interés general, como la fecha del pago de haberes o la
incorporación de un nuevo Gerente, sin embargo, hay mensajes que pueden ser de
interés sólo para un segmento, y muchas veces, el envío masivo de este tipo de
comunicaciones, puede generar incluso, el efecto adverso. El pago de “Bonos”,
si este no implica al total de los colabores, deberá ser comunicado solamente a
los beneficiarios del mismo, o el beneficio de “Horario de Verano”, si solo
aplica para cierta área de la organización y no para todas. Al igual que ocurre
con la comunicación externa, la forma de redactar, la extensión del mensaje y
el formato utilizado, sin duda también generan un resultado diferente cuando se
trabajan con la debida dedicación. Temáticas particularmente complejas, como
“Seguridad Laboral” o el “Reglamento interno”, son mucho mas amigables
presentadas en videos o infografías, que en extensos manuales de cientos de
páginas. Encontrar el formato adecuado, sin duda es la clave del éxito. Otro
punto importante, es tener en cuenta que estas comunicaciones, cumplan con el manual
de identidad corporativa, y estén en línea con la comunicación externa por
ejemplo, siempre buscando generar la anhelada “consistencia” entre CI y CE.
4) Medios: Es fundamental seleccionar los
medios de comunicación interna más adecuados para conseguir los objetivos
esperados. Para ello se debe analizar detalladamente la población a la cual
vamos a comunicar cada mensaje, y asegurarse de que lo reciban en tiempo y
forma. Muchas veces escuchamos que la empresa ha diseñado una excelente
Intranet o un sistema de mailings con alertas y novedades, pero muchos
colaboradores no tienen acceso a medios electrónicos, por lo cual no reciben la
comunicación igual que otros. En otros casos, los mensajes son colocados en
carteleras (tradicionales o electrónicas) pero en el horario nocturno el
personal ingresa por otra puerta y no las ve. Si bien parecen ejemplos simples,
son variables a considerar a la hora de delinear cómo se hará llegar el mensaje
a todos los interesados. A la hora de trabajar en este punto, es importante
considerar además variables como la dispersión geográfica, para garantizar que
la información llegue a todos al mismo tiempo.
5) Capacitación: Es importante que todo el
personal involucrado en el proyecto, esté capacitado en lo que se espera del
mismo, así como brindarles herramientas que aseguren la correcta implementación
y transmisión de las prácticas delineadas. Si para el diseño de la comunicación
será requerida la ayuda del Dpto de Marketing, es fundamental que ellos
comprendan en detalle la iniciativa, o si será involucrada el área de TI para
el diseño de la Intranet o los mailings, también informarles sobre el proceso,
los públicos, los objetivos, etc. Un punto clave, es la capacitación a los
líderes que estarán a cargo de nutrir de contenidos el sistema de Comunicación
Interna.
